Céges email cím létrehozása és a fiókok beállítása

A céges email cím a cég saját domainjére végződik, például nev@cegnev.hu, és nem egy ingyenes levelezőszolgáltató címére. A Microsoft is az egyéni tartománynév használatát javasolja a szervezeteknek, mert javítja a márkafelismerést, az e-mailek kézbesítését és a felhasználói megbízhatóságot. A létrehozása nem bonyolult, de néhány lépés sorrendje számít: ha rossz a DNS-beállítás, a levelek nem érkeznek meg, vagy a címzett rendszere nem tartja hitelesnek őket.

Mi kell egy céges email címhez

Két dolog kell hozzá. Az egyik a domain (tartomány), amelyet egy domainregisztrálónál vásárolunk meg, és ahol a DNS (Domain Name System, tartománynévrendszer) beállításait is kezeljük. A másik egy levelezési szolgáltatás, amely a postafiókokat adja. Két gyakori választás a Microsoft 365 és a Google Workspace.

A kettő között a döntés inkább azon múlik, hogy a munkatársak melyik rendszer programjaival dolgoznak szívesebben, és mit használ már a cég. A domain beállításának logikája mindkettőnél ugyanaz:

• igazolni kell, hogy a domain a miénk;
• fel kell venni a felhasználókat és a postafiókokat;
• át kell állítani a domain levelezési rekordjait az új szolgáltatóra;
• be kell állítani a levelek hitelesítését.

A domain hozzáadása a Microsoft 365-höz

A domaint csak a tartománynév-rendszergazda adhatja hozzá, módosíthatja vagy távolíthatja el, mert a változás az egész szervezetet érinti. A Microsoft 365 felügyeleti központban a lépések a következők:

1. a bal oldali menüben „Az összes megjelenítése”, majd a „Beállítások” alatt a „Tartományok” pont;
2. a „+ Tartomány hozzáadása” gombbal megadjuk a domain nevét, és a „Tartomány használata” lehetőséget választjuk;
3. a „Tartomány tulajdonjogának ellenőrzése” lapon ellenőrizzük a regisztráló nevét, és az „Ellenőrzés” gombbal igazoljuk a tulajdonjogot egy TXT-rekorddal (szöveges DNS-rekorddal);
4. a „DNS-rekordok hozzáadása” lapon kiválasztjuk a szükséges szolgáltatásokat, a „Speciális beállítások” részt is kibontva.

Ha a regisztráló támogatja a Domain Connect nevű megoldást, a tulajdonjog ellenőrzését és a DNS-rekordok felvételét a Microsoft 365 automatikusan elvégzi. Ha nem, a rekordokat kézzel kell felvenni a regisztráló felületén. A Microsoft figyelmeztet: a helytelen DNS-rekordok e-mail- és szolgáltatáskimaradást okozhatnak.

Fontos a sorrend is. A felhasználókat és a postaládákat a domain hozzáadása után, de a levelezési rekord átállítása előtt érdemes felvenni. Így a levelezés megszakítás nélkül megy át az előző szolgáltatótól a Microsoft 365-be.

Google Workspace: az MX-rekord és a Gmail bekapcsolása

Az MX-rekord (Mail Exchanger, levelezőszerver-rekord) mondja meg a küldő gépének, hová kell kézbesítenie a domainre érkező leveleket. A Google Workspace-nél először a domain tulajdonjogát kell igazolni, utána jöhet az átállítás a regisztráló DNS-beállításai között:

• a régi MX-rekordokat töröljük, mert ha bent maradnak, a levelezés hibásan működhet;
• felveszünk egy új MX-rekordot, amelynek az értéke smtp.google.com, a prioritása 1, a név mezője pedig üres vagy @;
• egyes regisztrálók a cím végére pontot kérnek, mások egy sorba írják a prioritást és a címet, ezért a regisztráló saját formátumát kell követni.

Ezután a Google Workspace adminisztrációs felületén, a domainek kezelésénél kell bekapcsolni a Gmailt az adott domainre. Ehhez tartománybeállítási rendszergazdai jogosultság kell. Az új MX-rekord érvényesülése akár 72 órát is igénybe vehet, ezért az átállást érdemes olyan időpontra tenni, amikor egy esetleges kiesés kevésbé zavarja a munkát.

A levelek hitelesítése: SPF, DKIM és DMARC

Az SPF (Sender Policy Framework, küldőházirend-keretrendszer) egy TXT-rekord a DNS-ben, amely felsorolja, honnan küldhetnek levelet a domain nevében. A fogadó levelezőrendszer ebből ellenőrzi, hogy a levél tényleg a domain ismert feladójától jött-e. Ez a hamis feladók ellen véd, amelyeket üzleti levelezést célzó csalásokhoz, zsarolóprogramokhoz és adathalász támadásokhoz használnak.

A Microsoft 365-nél az SPF-rekordot a regisztrálónál vagy a DNS-szolgáltatónál kell létrehozni, a felügyeleti felületen nem kezelhető. Ha a cég csak a Microsoft saját, onmicrosoft.com végű címével levelez, nincs vele teendő. Néhány további szabály:

• minden altartománynak, amelyről levél megy ki, saját SPF-rekord kell, a fő domainé nem vonatkozik rá;
• tömeges levélküldéshez, például hírlevélhez külön altartományt javasol a Microsoft, hogy az ottani gondok ne rontsák a munkatársak leveleinek megítélését;
• a használaton kívüli, csak megvásárolt domainre is érdemes SPF-rekordot tenni, amely jelzi, hogy onnan soha nem jön levél.

Az SPF önmagában nem elég. A teljes védelemhez a DKIM (DomainKeys Identified Mail) aláírást és a DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) beállítást is el kell végezni.

Mit vállalunk a céges levelezésben

A havidíjas rendszergazda-csomagjaink mindegyikében benne van a felhasználói és e-mail-fiókok kezelése Microsoft 365-ben és Google-fiókoknál. Kezeljük a felhasználókat és a jogosultságaikat, és az eszközök, licencek nyilvántartását is vezetjük. Az Iroda és a Prémium csomagban az új munkatárs gépének beállítása is benne van.

Ha a levelezésben akad gond, telefonon vagy távolról segítünk, mert sok hiba kiszállás nélkül is megoldható. A javítás után elmagyarázzuk, mi okozta a hibát, és hogyan kerülhető el legközelebb. Ha licencet kell vásárolni, a beszerzésben is segítünk.

A csomagok díja a cikk írásakor havi 35.000 Ft-tól indul, havidíj nélkül pedig eseti kiszállással is kérhető munka, óránként 18.000 Ft-ért. Budapest pesti kerületeiben és Dunakeszitől Gyálig dolgozunk.

A csomagok tartalmát és árait a rendszergazda szolgáltatás oldalon mutatjuk be.

Kép: Free modern desk office computer, szerző: ismeretlen szerző, licenc: CC0, forrás: Rawpixel

Forrás: Céges e-mail cím és fiókok: létrehozás, beállítás, kezelés (Hivatalos dokumentáció: learn.microsoft.com, knowledge.workspace.google.com)