Közös tárhely az irodában: NAS, mappák, jogosultságok

Amikor egy irodában a dokumentumok e-mailben vagy pendrive-on vándorolnak gépről gépre, hamar kiderül, hogy senki sem tudja biztosan, melyik a legfrissebb változat. Erre a közös tárhely a megoldás: egy hely, amelyet minden munkatárs ugyanúgy ér el, és ahol pontosan beállítható, ki mit láthat és módosíthat. Sorra vesszük a lehetőségeket, a NAS (Network Attached Storage, hálózati adattároló) közös mappáit és jogosultságait, valamint azt, mire érdemes figyelni az irodában.

Közös tárhely: három lehetséges megoldás

Megosztott mappa egy irodai gépen. A Windows 11 Fájlkezelőjében a mappára jobb gombbal kattintva a „További beállítások megjelenítése”, majd a „Hozzáférés megadása” és az „Adott személyek” pont alatt választhatunk felhasználót a hálózaton, vagy a „Mindenki” lehetőséget. Ez gyorsan beállítható, de a mappa csak addig érhető el, amíg az a gép be van kapcsolva. Egy mappa megosztásával a benne lévő fájlok is megosztásra kerülnek, ezért érdemes külön mappát létrehozni erre a célra.

Felhőtárhely. Ha a fájlokat az interneten keresztül kell megosztani, a Microsoft a OneDrive használatát javasolja. A helyi hálózati megosztás ezzel szemben az ugyanarra az otthoni vagy munkahelyi hálózatra csatlakozó gépek közötti megosztásra szolgál.

NAS. A NAS egy kis, mindig bekapcsolt tárhely a hálózaton, amely nem függ attól, hogy valamelyik munkaállomás éppen be van-e kapcsolva. A Synology NAS-eszközökön a DSM (DiskStation Manager) fut, egy Linux-alapú operációs rendszer, amelyet webes felületen kezelünk. Támogatja az SMB (Server Message Block) protokoll SMB2 és titkosított SMB3 változatát is, így a közös mappák Windows, macOS és Linux gépekről egyaránt elérhetők. A NAS beszerzése és az első beállítás több munkát igényel, cserébe a fájlok egy helyen, központilag kezelhetők.

Közös mappák és jogosultságok a NAS-on

A jogosultságokat érdemes csoportokra építeni, nem egyes személyekre. A DSM-ben a felhasználók egynél több csoporthoz is hozzáadhatók, és az egyéni mappák és fájlok jogosultságai felhasználókra és csoportokra szabhatók. Ha például a „Könyvelés” mappát csak a könyvelés csoport írhatja, egy új kolléga felvételekor elég a megfelelő csoportba tenni.

Néhány részlet, amely a gyakorlatban sokat számít:

• Az alapértelmezett csoport. Alapértelmezésként minden felhasználó a „users” csoportba tartozik, és ebből nem távolítható el. Érzékeny mappánál ezért ne a „users” csoportnak adjunk jogot, hanem egy szűkebb csoportnak.
• A rangsor. A megosztott mappák engedélyeinél a „Nincs hozzáférés” erősebb az „Írás/olvasás” jognál, az pedig a „Csak olvasható” jognál. Egy tiltás így felülírja a máshonnan kapott írási jogot.
• Az „admin” fiók. Teljes jogosultsággal rendelkezik, a NAS összes szolgáltatásához és alkalmazásához hozzáfér, ezért a napi munkához mindenkinek saját fiók kell.
• A „guest” fiók. Ha az SMB-beállításoknál a Local Master Browser be van kapcsolva, a „guest” fiók automatikusan engedélyezésre kerül. Ezt érdemes ellenőrizni, ha a közös mappákhoz csak bejelentkezett felhasználók férhetnek hozzá.
• Kvóta és jelszó. A kötetekre és a megosztott mappákra kvóta állítható be, vagyis szabályozható, mennyi tárhely érhető el egy-egy felhasználó számára. A jelszó erőssége és lejárata is szabályozható, a lejárat 1-999 nap között.

Hasznos a Lomtár funkció is, amelyet az SMB és a File Station is támogat: egy véletlenül törölt fájl nem tűnik el azonnal, a végső eltávolításról beállítható szabályok döntenek. Külső partnerrel a File Station hivatkozásával is megosztható egy fájl, ehhez jelszó és érvényességi időszak is megadható, így nem kell nagy mellékleteket küldözgetni.

Elérés a gépekről, és amire figyelni kell

A közös mappát Windowsban hálózati meghajtóként érdemes csatlakoztatni, így nem kell minden alkalommal beírni a hálózati címet:

1. Nyissuk meg a Fájlkezelőt (Windows billentyű + E).
2. Bal oldalt válasszuk az „Ez a gép” elemet, a menüszalagon az „Egyebek”, majd a „Hálózati meghajtó leképezése” lehetőséget. Ha nem látjuk, kattintsunk jobb gombbal az „Ez a gép” elemre.
3. A „Meghajtó” listából válasszunk betűjelet.
4. A „Mappa” mezőbe írjuk be a közös mappa elérési útját, vagy keressük meg a „Tallózás” gombbal.
5. Kapcsoljuk be a „Bejelentkezéskor újracsatlakozás” lehetőséget, majd kattintsunk a „Befejezés” gombra.

Ha a csatlakozás nem sikerül, lehetséges, hogy a felhasználónak nincs megfelelő engedélye, vagy a csatlakoztatni kívánt eszköz ki van kapcsolva. Érdemes azt is ellenőrizni, hogy a gépek ugyanarra a hálózatra csatlakoznak-e, és hogy WiFi esetén a hálózat típusa magánjellegű legyen.

Két további szempont a biztonsághoz. A RAID (Redundant Array of Independent Disks) egy lemez meghibásodása ellen véd, de egy véletlen törlés, egy zsarolóvírus vagy egy túlfeszültség ellen nem, ezért a NAS tartalmáról is kell egy külön mentés, egy második helyre. A távoli elérésnél pedig az a cél, hogy a NAS ne legyen nyitva az egész internet felé.

Így állítjuk be a közös tárhelyet

Synology és QNAP eszközöket telepítünk és állítunk be, az első indítástól a távoli elérésig. Kiválasztjuk a megfelelő NAS-t, beállítjuk a lemezeket és a RAID-et, létrehozzuk a felhasználókat, a közös mappákat és a jogosultságokat. Beállítjuk az automatikus mentést a számítógépekről és a telefonokról, a NAS tartalmának mentését egy második helyre, valamint a biztonságos elérést otthonról vagy útközben.

A munka ott ér véget, hogy kipróbáljuk: egy törölt fájl tényleg visszaállítható-e a mentésből. Meglévő NAS átnézését, frissítését és biztonsági beállítását is vállaljuk, ez sokszor távolról is elvégezhető. Az elején egyeztetjük, hogy helyszínen vagy távolról dolgozunk. Otthonra és kisebb irodákba vállaljuk, Budapest pesti oldalán és a környező településeken, például Dunakeszin, Fóton, Gödöllőn vagy Veresegyházon. Az ár a cikk írásakor 15.000 Ft / óra.

A NAS-telepítés menetét és az árakat a NAS beállítás oldalon mutatjuk be.

Kép: Synology, forrás

Forrás: Közös tárhely az irodában: NAS, közös mappák, jogosultságok (Hivatalos dokumentáció: support.microsoft.com, www.synology.com)