Automatikus számlázás webáruházban: Számlázz.hu és Billingo

Egy webáruházban minden rendeléshez számla tartozik, és ha ezt kézzel állítjuk ki, a rendelések számával együtt nő a munka és az elírás esélye. Az automatikus számlázás a webáruházban ezt a lépést a számlázó programra bízza: a bolt átadja a rendelés adatait, a számla pedig elkészül. A két gyakori magyar számlázó, a Számlázz.hu és a Billingo bekötése hasonló elven működik, de a beállításokon múlik, hogy minden számla a helyes adatokkal és a megfelelő pillanatban készüljön el.

Hogyan működik az automatikus számlázás

A webáruház és a számlázó program API (Application Programming Interface, alkalmazásprogramozási felület) kapcsolaton keresztül kommunikál. A webáruházban egy bővítmény vagy modul küldi át a rendelés adatait, a számlázó program pedig ezek alapján kiállítja a bizonylatot, és a beállítástól függően e-mailben el is küldi a vásárlónak.

A kapcsolathoz a számlázó fiókban létrehozott kulcs kell, ez azonosítja a webáruházat. A kulcsot jelszóként kell kezelni: nem osztjuk meg nyilvánosan, és ha illetéktelen kézbe került, töröljük, újat hozunk létre, majd azt adjuk meg a webáruházban.

A beállításnál két kérdést kell előre eldönteni: melyik rendelési állapotban készüljön el a számla, és hogyan kezelje a rendszer az egyes fizetési módokat. Bankkártyás fizetésnél a sikeres fizetés után rögtön kiállítható a fizetett számla, átutalásnál viszont a pénz később érkezik, ezért ott a díjbekérő vagy a befizetés ellenőrzése is szóba jön.

Számlázz.hu: a Számla Agent kulcs beállítása

A Számlázz.hu automatikus számlázási szolgáltatása a Számla Agent. A webáruház egy Számla Agent kulccsal (API-kulccsal) kapcsolódik a fiókhoz: ez egy egyedi, 42 karakteres azonosító, amely az új integrációknál a felhasználónév és jelszó párost váltja ki.

A kulcs létrehozása:

1. Belépés után a bal felső sarokban lévő számlaikonnal a Vezérlőpultra jutunk.
2. Az oldal alján, a felhasználók alatt található a Számla Agent kulcsok blokk.
3. A blokk jobb oldalán lévő kulcsikonra kattintva az új kulcs azonnal elkészül.
4. A mellette lévő másolás ikonjával vágólapra tesszük, és beillesztjük a webáruház-modul megfelelő mezőjébe.

Mire figyeljünk:

• Kulcsot csak fiókgazda vagy adminisztrátor jogosultságú felhasználó hozhat létre és törölhet.
• A kulcs kis- és nagybetű-érzékeny, a rendszer csak kisbetűs formában fogadja el, ezért mindig másolással vigyük át, és ne kerüljön elé vagy mögé szóköz.
• Régebbi webáruház-modulban, ahol nincs külön kulcsmező, a kulcs a felhasználónév és a jelszó mezőbe is beilleszthető, mindkettőbe ugyanaz.
• Egy számlázási fiókban legfeljebb 17 kulcs lehet. A kulcs nem jár le, és csak ahhoz a fiókhoz ad hozzáférést, amelyben létrehoztuk.
• A kulcs törlése azonnal leállítja az automatikus számlakibocsátást a kapcsolódó webáruházban.

A külső rendszerből történő automatikus számlázás díjköteles szolgáltatás, már egyetlen bizonylat után is fizetni kell. Az éles indulás előtt ezért érdemes tesztüzemben kipróbálni a folyamatot. Új fióknál az első számla kiállítása előtt a Vezérlőpult jobb oldalán található Tesztüzem bekapcsolása gombbal kapcsolható teszt állapotba a fiók. Éles állapotba visszakapcsolva a tesztelés során létrejött bizonylatok törlődnek, és a kapcsolat paramétereinek módosítása nélkül indulhat a valós számlázás. Ha a fiókot már ténylegesen használjuk számlázásra, mellé érdemes külön tesztfiókot létrehozni.

Billingo: a hivatalos WooCommerce-bővítmény

A Billingo saját, hivatalos bővítményt ad a WooCommerce-hez, amely Billingo-előfizetéssel funkciókorlátozás nélkül használható, és a V3-as Billingo API-n keresztül kapcsolódik. A legfontosabb beállítások:

• Mikor készüljön a számla: megadható, melyik rendelési állapotban készüljön el a számla, és az is, hogy először csak piszkozat készüljön ellenőrzésre. Ha minden rendelést át akarunk nézni, a számlák egyesével is kiállíthatók.
• Fizetési módok: a WooCommerce fizetési módjai megjelennek a modulban, és mindegyikhez beállítható, mi szerepeljen a számlán, például átutalás. Sikeres online bankkártyás fizetésnél a számla rögtön fizetettként készül el.
• Díjbekérő és átutalás: fizetési módonként beállítható, hogy előbb díjbekérő menjen ki. Átutalásnál a bővítmény óránként vagy gombnyomásra ellenőrzi a Billingón, hogy a számlát kifizették-e, és ha igen, a rendelést a beállított állapotba lépteti.
• Sztornó: ha a vásárló visszamondja a rendelést, megadható, melyik rendelési állapotban készüljön sztornószámla.
• Számlatípus és adószám: választható hagyományos vagy elektronikus számla, és a rendelésnél bekérhető a vásárló adószáma, amit a WooCommerce alapból nem tesz lehetővé.
• Nyelv: a számla magyar, angol, német, francia, horvát, olasz, román és szlovák nyelven is kiállítható.

A kiállított számla a rendeléskezelőből megnyitható, a rendelés adatlapjáról letölthető, a rendeléshez pedig megjegyzés kerül arról, mikor és milyen sorszámmal készült.

Mire figyeljünk az automatikus számlázás beállításánál

• Az automatizálás a hibát is ismétli: egy rosszul hozzárendelt fizetési mód vagy adókulcs minden számlán megjelenik. Az élesítés előtt ezért próbarendeléssel nézzük végig, hogy a számla a megfelelő rendelési állapotban, helyes fizetési móddal és adatokkal készül-e el.
• A piszkozatos vagy egyesével kiállított számla az indulás első heteiben jó ellenőrzési lehetőség, utána válthatunk teljesen automatikus működésre.
• Ha a kulcsot lecseréljük, a webáruházban is frissíteni kell, különben a számlázás leáll.
• A visszamondott rendeléseknél gondoljunk a sztornószámlára is, ne csak a kiállításra.

Mit vállalunk a számlázás bekötésében

A webáruház készítésénél a számlázó program bekötése az alapár része, például Számlázz.hu vagy Billingo esetén. A megszokott webshop-működéshez WooCommerce-t használunk: elkészítjük a boltot, bekötjük az online fizetést, a szállítást és a számlázót, és feltöltjük az első 20 terméket. Az átadás előtt végigpróbáljuk a rendelést és a fizetést, és megmutatjuk, hogyan kezelhetők a termékek és a rendelések.

Ha a bolt különleges működést igényel, vagy kapcsolódnia kell egy meglévő készlet- vagy ügyfélkezelő rendszerhez, egyedi webáruházat fejlesztünk. A cikk írásakor a WooCommerce-webáruház ára 149.000 Ft-tól, az egyedi webáruházé 390.000 Ft-tól indul. Az átadás után a webáruház-karbantartás havidíja 29.900 Ft, ebben benne van a frissítés, a napi mentés, havi 1 óra módosítás, valamint a fizetés és a rendelések működésének ellenőrzése. A munka online zajlik, így az ország bármely pontjáról kérhető.

Webáruház-csomagjainkat és árainkat a webáruház készítés oldalon mutatjuk be.

Kép: Burst (Shopify), forrás

Forrás: Automatikus számlázás a webáruházban: Számlázz.hu és Billingo (Hivatalos dokumentáció: tudastar.szamlazz.hu, hu.wordpress.org)